En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus Decretos Reglamentarios, la Empresa establece la Política General y Especiales aplicables para el Tratamiento y Protección de Datos Personales en la organización.

1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE:

Ingeniería Telemática & Tecnológica S.A.S., sociedad comercial identificada con NIT 901.390.081-7, con sede principal en Armenia (Quindío), se constituye como una empresa colombiana dedicada a la prestación de servicios de internet, garantizando calidad, seguridad y continuidad en la conectividad de sus usuarios.

• Dirección Física: BRR NUEVO ARMENIA ET 1 MZ D CA 12.
• Correo Electrónico: gerencia@ingenieriateltec.com
• Página Web: www.ingenieriateltec.com
• Teléfono: 3208439995

2. OBJETIVO

La presente política establece las directrices generales para la protección y el adecuado tratamiento de los datos personales dentro de Ingeniería Telemática & Tecnológica S.A.S.. Su objetivo es fortalecer la confianza entre la compañía, en calidad de Responsable del tratamiento, y los Titulares de la información, garantizando:

• La comunicación clara de las finalidades para las cuales son recolectados y tratados los datos personales.
• La información respecto a las posibles transferencias de dichos datos.
• La divulgación de los mecanismos y procedimientos habilitados para el ejercicio de los derechos de los Titulares, conforme a la normatividad vigente en materia de protección de datos en Colombia.

3. ALCANCE

La presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales será aplicada a todas las bases de datos y/o archivos que contengan información personal y que sean objeto de tratamiento por parte de Ingeniería Telemática & Tecnológica S.A.S., en su calidad de Responsable del tratamiento.

Esta constituye la versión 2.0 de la política, elaborada en el marco del proceso de actualización de bases de datos realizado por la compañía en cumplimiento de la Circular Externa 003 de 2018 expedida por la Superintendencia de Industria y Comercio. En concordancia con dicha disposición, la empresa ejecuta la actualización anual de sus bases de datos entre el 2 de enero y el 31 de marzo, a partir del año 2020.

4. DEFINICIONES

De conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que la desarrollan, para efectos de la presente política se adoptan las siguientes definiciones y principios:

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado otorgado por el Titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento por parte de Ingeniería Telemática & Tecnológica S.A.S..
• Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato Sensible: Información que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (por ejemplo: origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, datos relacionados con la salud, vida sexual y datos biométricos).
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica que, por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los mismos. En este caso, Ingeniería Telemática & Tecnológica S.A.S..
• Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

5. PRINCIPIOS RECTORES APLICABLES EN MATERIA DE DATOS PERSONALES

El tratamiento de datos personales realizado por Ingeniería Telemática & Tecnológica S.A.S. se regirá por los principios establecidos en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas que los modifiquen o complementen:

1. Principio de Legalidad:
   El tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse estrictamente a lo dispuesto en la Ley de Habeas Data y en las demás disposiciones que la desarrollen.
2. Principio de Finalidad:
   El tratamiento obedecerá siempre a una finalidad legítima, de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual será informada previamente al Titular.
3. Principio de Libertad:
   El tratamiento únicamente podrá ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. En ningún caso los datos personales podrán ser obtenidos o divulgados sin autorización, salvo mandato legal o judicial que releve dicho consentimiento.
4. Principio de Veracidad o Calidad:
   La información objeto de tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe expresamente el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
5. Principio de Transparencia:
   En el tratamiento se garantizará el derecho del Titular a obtener en cualquier momento, por parte del Responsable o del Encargado, información sobre la existencia de datos que le conciernan.
6. Principio de Acceso y Circulación Restringida:
   El tratamiento estará sujeto a los límites derivados de la naturaleza de los datos personales, así como a las disposiciones constitucionales y legales aplicables. Los datos personales, salvo los de carácter público, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable y limitado exclusivamente a los Titulares o a terceros autorizados conforme a la ley.
7. Principio de Seguridad:
   La información objeto de tratamiento será manejada con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar su seguridad, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
8. Principio de Confidencialidad:
   Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no sean de carácter público están obligadas a garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento. Solo podrán suministrar o comunicar datos cuando ello corresponda a las actividades autorizadas por la ley y bajo los términos establecidos en la misma.

6. DERECHOS DE LOS TITULARES

Los Titulares de los datos personales administrados por Ingeniería Telemática & Tecnológica S.A.S. gozarán de los derechos consagrados en la Constitución, la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, así como de los que se describen a continuación:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Responsable o Encargado del tratamiento. Este derecho aplica, entre otros, para datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error o cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del tratamiento, salvo en aquellos casos en los que expresamente se exceptúe como requisito, conforme a lo establecido en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
3. Ser informado por el Responsable o el Encargado, previa solicitud, acerca del uso que se ha dado a sus datos personales.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a lo dispuesto en la ley y en las demás normas que la complementen, modifiquen o adicionen.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos personales cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales o legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la SIC determine que el Responsable o el Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley o la Constitución.
6. Acceder de forma gratuita a sus datos personales objeto de tratamiento, al menos una vez al mes calendario, en los términos del artículo 21 del Decreto 1377 de 2013.

7. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR DE DATOS PERSONALES

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por regla general, en el tratamiento de datos personales, Ingeniería Telemática & Tecnológica S.A.S. recolectará la autorización previa, expresa e informada del Titular.

Dicha autorización podrá obtenerse a través de medios físicos, electrónicos o cualquier otro mecanismo que permita dejar constancia verificable, de forma que pueda ser consultada con posterioridad.

7.1 Eventos en los cuales no es necesaria la autorización

La autorización del Titular no será necesaria en los siguientes casos:

1. Cuando la información sea requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
2. Datos de naturaleza pública.
3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

8. DEBERES DE INGENIERÍA TELEMÁTICA & ELECTRONICA S.A.S COMO RESPONSABLE DEL TRATAMieNto DE DATOS PERSONALES

En su calidad de responsable del tratamiento de datos personales, Ingeniería Telemática & Tecnológica S.A.S. asume los siguientes deberes:

1. Garantizar al Titular, en todo momento, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas por la ley, copia de la autorización otorgada por el Titular.
3. Informar al Titular sobre la finalidad de la recolección de sus datos y los derechos que le asisten en virtud de la autorización concedida.
4. Custodiar la información bajo condiciones de seguridad que eviten su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5. Velar porque la información suministrada al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
6. Actualizar oportunamente la información, comunicando al Encargado del tratamiento las novedades respecto de los datos previamente suministrados, y adoptar las medidas necesarias para mantener su vigencia.
7. Rectificar los datos personales cuando resulten inexactos e informar de ello al Encargado del tratamiento.
8. Suministrar al Encargado del tratamiento únicamente datos previamente autorizados conforme a lo dispuesto en la ley.
9. Exigir al Encargado del tratamiento el cumplimiento permanente de las condiciones de seguridad y privacidad de la información.
10. Tramitar consultas y reclamos de los Titulares en los términos establecidos por la Ley Estatutaria 1581 de 2012.
11. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el cumplimiento de la ley, especialmente en la atención de consultas y reclamos.
12. Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del Titular, hasta tanto se resuelva la reclamación correspondiente.
13. Atender las solicitudes del Titular respecto al uso dado a sus datos personales.
14. Notificar a la autoridad de protección de datos en caso de violaciones a los códigos de seguridad o cuando existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
15. Cumplir con las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

9. POLÍTICAS ESPECÍFICAS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

9.1 Tratamiento de datos personales de Empleados

Ingeniería Telemática & Tecnológica S.A.S. recolecta y administra los datos personales de sus trabajadores, los cuales son clasificados como información reservada. Dichos datos únicamente serán revelados con la autorización expresa del Titular o cuando una autoridad competente lo requiera.

Las finalidades del tratamiento de datos personales de los trabajadores son:

1. Cumplimiento normativo: Dar cumplimiento a las obligaciones establecidas en la legislación laboral colombiana y a las órdenes de autoridades competentes, nacionales o extranjeras.
2. Certificaciones: Emitir certificaciones relacionadas con la relación laboral del trabajador con la Empresa.
3. Seguridad y salud en el trabajo: Atender obligaciones derivadas del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), incluyendo protocolos de bioseguridad aplicables.
4. Gestión laboral: Administrar las funciones de los trabajadores, aplicar procesos disciplinarios, evaluar el desempeño, gestionar emergencias y dar seguimiento a la relación contractual.
5. Protección de activos: Resguardar materiales confidenciales y de propiedad de la Empresa.
6. Identificación y control: Capturar y almacenar imágenes, registros fotográficos, huellas digitales y demás datos biométricos requeridos para identificación, control de cumplimiento y evidencia de los servicios desarrollados.
7. Relaciones con terceros: Compartir información con entidades con las que la Empresa tenga vínculos contractuales, agencias de viajes, compañías de transporte, hoteles y demás proveedores, cuando sea necesario para la correcta ejecución de la relación laboral, cumplimiento de protocolos de seguridad, gestión de viáticos, reservas y obligaciones legales (fiscales, de seguridad social o aseguradoras).
8. Procesos de capacitación y evaluación: Entregar información a terceros encargados de procesos de evaluación, entrenamiento, certificación y formación.
9. Investigaciones internas: Iniciar procesos de verificación interna, incluidas denuncias por acoso laboral, violación de códigos de conducta o quejas de clientes.
10. Relaciones con entidades externas: Remitir información a cajas de compensación, AFP, ARL, aseguradoras y demás entidades que requieran datos para cumplir con disposiciones legales o contractuales.

Los datos personales, incluidos aquellos recolectados en procesos de selección, serán almacenados en carpetas individuales bajo custodia del Área de Gestión Humana, encargada de administrar la relación contractual.

La Empresa implementará altos estándares de seguridad para proteger los datos sensibles, limitando su uso exclusivamente a las finalidades descritas.

Una vez finalizada la relación laboral, Ingeniería Telemática & Tecnológica S.A.S. conservará los datos en un archivo central con acceso restringido, aplicando medidas técnicas y administrativas de seguridad. Esta información no será tratada por un período superior a veinte (20) años desde la terminación del vínculo laboral, salvo que una obligación legal o contractual exija su conservación.

De acuerdo con la Circular Externa 008 de 2020 de la Superintendencia de Industria y Comercio, los datos recolectados en cumplimiento de protocolos de bioseguridad solo se utilizarán para los fines definidos por el Ministerio de Salud y Protección Social, y serán eliminados una vez se cumpla su finalidad.

9.2 Tratamiento de datos personales de clientes Corporativos y consumidores:

Ingeniería Telemática & Tecnológica S.A.S. recolecta y administra los datos personales de sus clientes, tanto personas naturales como jurídicas, a nivel corporativo y de consumidor final. Esta información se clasifica como reservada, y solo será revelada con la autorización expresa del Titular o cuando lo requiera una autoridad competente.

Las finalidades para las cuales se utilizan los datos personales de los clientes son:

1. Gestión contable y financiera: Control y registro de las obligaciones derivadas de la relación contractual con los clientes.
2. Cumplimiento normativo: Atención de aspectos tributarios, regulatorios y legales ante entidades públicas.
3. Obligaciones judiciales y administrativas: Dar cumplimiento a decisiones judiciales, disposiciones administrativas, fiscales y regulatorias.
4. Procesos de auditoría: Transmisión de información y datos personales en revisiones internas o externas.
5. Gestión contractual: Administración de las etapas precontractual, contractual y poscontractual.
6. Gestión de clientes: Creación y actualización de registros en las plataformas tecnológicas y software de la Empresa.
7. Seguimiento del servicio: Control y monitoreo de la correcta prestación de los servicios de internet.
8. Mejora del servicio: Realización de encuestas de satisfacción y estudios de prospección comercial.
9. Protección al consumidor: Garantizar los derechos que le asisten a los clientes en su calidad de consumidores.
10. Atención al cliente: Dar trámite a peticiones, quejas y reclamos recibidos a través de los canales oficiales de atención.
11. Gestión comercial: Ofrecer nuevos servicios, planes, paquetes o promociones especiales de temporada.

En todo caso, la información no será tratada por un período superior al necesario para el cumplimiento de la relación contractual entre el cliente y la Empresa, ni más allá de los plazos legales o contractuales que obliguen a su conservación.

• En el caso de clientes personas naturales, los datos podrán ser conservados hasta por cinco (5) años posteriores a la terminación de la relación contractual, en consideración a los plazos de prescripción aplicables para reclamaciones de los consumidores.
• Para clientes corporativos, la información se conservará mientras sea necesaria para cumplir con obligaciones legales, contractuales o regulatorias aplicables.

9.3 Tratamiento de datos personales de Proveedores y contratistas:

Ingeniería Telemática & Tecnológica S.A.S. recolecta y administra los datos personales de sus proveedores y contratistas, los cuales son almacenados en una base de datos calificada como reservada. Aunque gran parte de esta información corresponde a datos de carácter público, los datos privados únicamente serán revelados con la autorización expresa del Titular o cuando lo exija una autoridad competente.

Las finalidades del tratamiento de los datos personales de proveedores y contratistas son:

1. Selección y vinculación: Llevar a cabo procesos de evaluación, selección, creación y registro en los sistemas de información de la Empresa.
2. Cumplimiento normativo: Atender obligaciones tributarias, legales y regulatorias frente a entidades públicas competentes.
3. Relaciones comerciales: Establecer y gestionar relaciones de negocio para la adquisición de bienes o servicios.
4. Gestión financiera: Administrar pagos, control y registro contable de las obligaciones derivadas de la relación contractual.
5. Evaluación de desempeño: Realizar evaluaciones cualitativas y cuantitativas sobre los niveles de servicio prestados por los proveedores.
6. Sistema de Gestión de Calidad: Dar cumplimiento a requerimientos y obligaciones asociados a dicho sistema.
7. Comunicación corporativa: Informar a los proveedores sobre políticas, procedimientos y lineamientos de la Empresa en materia de relacionamiento comercial.
8. Auditorías y revisiones: Atender consultas, auditorías internas o externas y demás revisiones relacionadas con la relación contractual.
9. Gestión contractual: Enviar invitaciones a contratar, así como gestionar las etapas precontractual, contractual y poscontractual.
10. Eventos corporativos: Enviar invitaciones a eventos y actividades organizadas por la Empresa.
11. Autorizaciones específicas: Cumplir con finalidades adicionales establecidas en las autorizaciones otorgadas por los propios proveedores.

Ingeniería Telemática & Tecnológica S.A.S. únicamente recaudará los datos que sean estrictamente necesarios, pertinentes y proporcionales para los procesos de selección, vinculación, evaluación y ejecución contractual.

En el caso de la recolección de datos personales de empleados de proveedores y contratistas, la finalidad será exclusivamente la verificación de su idoneidad y competencia. Una vez cumplido este propósito, la Empresa procederá a devolver o eliminar dicha información, salvo que exista autorización expresa para su conservación.

La información recolectada no será tratada por un período superior al tiempo que dure la relación contractual con el proveedor o contratista, salvo los plazos adicionales que resulten necesarios conforme a disposiciones legales o contractuales aplicables.

9.4 Tratamiento de datos personales de Páginas Web y redes sociales:

Ingeniería Telemática & Tecnológica S.A.S. recolecta datos personales privados de terceros a través de su página web, los cuales son almacenados en una base de datos clasificada como reservada. Esta información solo será revelada con la autorización expresa del Titular o cuando así lo requiera una autoridad competente.

Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales recolectados a través de la página web son:

1. Comunicación directa: Facilitar el contacto con clientes o terceros mediante la sección “Contáctenos”.
2. Difusión de servicios: Dar a conocer los servicios ofrecidos por la Empresa.
3. Publicaciones informativas: Compartir eventos, noticias o información de interés.
4. Gestión de PQR: Recepcionar y dar trámite a peticiones, quejas y reclamos de los consumidores.
5. Cumplimiento de fines corporativos: Atender aspectos legales, contables, administrativos, comerciales, informativos, de mercadeo y ventas.
6. Promoción y publicidad: Desarrollar campañas de marketing, publicidad y actividades promocionales.
7. Protección al consumidor: Garantizar los derechos que les asisten a las personas conforme al Estatuto del Consumidor.
8. Formalización contractual: Enviar los términos y condiciones de los servicios ofrecidos por la Empresa.

La información recolectada no será objeto de tratamiento por un período superior al pactado con el tercero o consumidor a través de la autorización otorgada para el uso de sus datos personales, y siempre atendiendo a las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario su manejo.

9.5 Tratamiento de datos personales de Accionistas:

Ingeniería Telemática & Tecnológica S.A.S. recolecta los datos personales de sus accionistas, los cuales son almacenados en una base de datos clasificada como reservada. Esta información únicamente será revelada con la autorización expresa del Titular o cuando así lo requiera una autoridad competente.

Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los accionistas son:

1. Garantizar derechos societarios: Permitir el ejercicio de los deberes y derechos derivados de la calidad de accionista.
2. Comunicación corporativa: Permitir el envío de invitaciones a eventos programados por la Compañía.
3. Certificaciones: Emitir certificaciones relativas a la relación del Titular con la sociedad.
4. Cumplimiento normativo: Dar cumplimiento a los preceptos y obligaciones establecidos en el Código de Comercio y demás normatividad aplicable.

En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al establecido en la autorización otorgada por el accionista, contado a partir de su recolección, y siempre de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.

10. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES

Ingeniería Telemática & Tecnológica S.A.S. actualmente no realiza transmisión ni transferencia internacional de datos personales.

En el evento en que la Compañía decida llevar a cabo una transferencia internacional de datos personales, además de contar con la autorización expresa e inequívoca del Titular, garantizará que la operación proporcione niveles adecuados de protección de datos y cumpla con los requisitos establecidos en Colombia por la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.

Por otra parte, cuando Ingeniería Telemática & Tecnológica S.A.S. decida realizar una transmisión internacional de datos, podrá hacerlo sin autorización previa de los Titulares, siempre y cuando se garantice la seguridad, confidencialidad y condiciones de regulación aplicables al alcance del tratamiento de los datos, de conformidad con el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

11. DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

Ingeniería Telemática & Tecnológica S.A.S. no realiza de forma directa el tratamiento de datos personales de menores de edad; no obstante, de manera particular la Compañía recolecta y trata los datos personales de los hijos menores de edad de sus trabajadores, exclusivamente con el fin de:

• Cumplir con las obligaciones legales del empleador en materia de afiliaciones al sistema de seguridad social y aportes parafiscales.
• Dar cumplimiento a lo establecido en la Ley 1857 de 2017 respecto a la jornada familiar.
• Permitir el goce de los derechos fundamentales de los niños, tales como el derecho a la salud, la recreación y la familia.

En todo caso, Ingeniería Telemática & Tecnológica S.A.S. recolectará, cuando corresponda, la respectiva autorización de los representantes legales de los menores para el tratamiento de sus datos, garantizando siempre el interés superior del menor y el respeto de los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes, consagrados en el artículo 44 de la Constitución Política de Colombia.

12. PROCEDIMIENTO O PROTOCOLO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS Y PETICIONES, Y MECANISMOS PARA EJERCER LOS DERECHOS DE LOS TITULARES

El Titular, sus causahabientes, su representante y/o apoderado, o quien se determine por estipulación a favor de otro, podrá ejercer sus derechos relacionados con el Habeas Data contactándose con Ingeniería Telemática & Tecnológica S.A.S. a través de comunicación escrita dirigida al área encargada de la protección de datos personales en la Compañía, ÁREA ADMINISTRATIVA.

La comunicación podrá ser enviada mediante los siguientes canales:

• Correo electrónico: contabilidad@ingeniriateltec.com
• Comunicación física: BRR NUEVO ARMENIA ET 1 MZ D CA 12

12.1 Consultas

El Titular podrá consultar la información personal que repose en las bases de datos de Ingeniería Telemática & Tecnológica S.A.S.. La Empresa se encargará de suministrar toda la información contenida en el registro individual o aquella que esté vinculada con la identificación del solicitante.

La consulta, una vez recibida por la Empresa, será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recepción.

Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la nueva fecha en que se atenderá la consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

12.2 Reclamos

Cuando el Titular considere que la información contenida en una base de datos de Ingeniería Telemática & Tecnológica S.A.S. debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes establecidos en la Ley de Habeas Data, podrá presentar un reclamo ante la Empresa, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

1. Presentación del Reclamo:
   El reclamo deberá formularse mediante comunicación escrita dirigida a Ingeniería Telemática & Tecnológica S.A.S., indicando como mínimo:
   • La identificación del Titular.
   • La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
   • La dirección de contacto.
   • Los documentos que se deseen hacer valer.
2. Subsanación de Inconsistencias:
   Si el reclamo resulta incompleto, la Empresa requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo, para que subsane las fallas.
   • Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
3. Traslado de Incompetencia:
   En caso de que Ingeniería Telemática & Tecnológica S.A.S. reciba un reclamo del cual no sea competente para resolverlo, dará traslado a la entidad o persona correspondiente en un término máximo de dos (2) días hábiles, informando de ello al Titular.
4. Registro del Reclamo:
   Una vez recibido el reclamo completo, la Empresa incluirá en la respectiva base de datos una leyenda que indique “Reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un plazo no mayor a dos (2) días hábiles.
   • Dicha leyenda se mantendrá en el registro hasta que el reclamo sea resuelto.
5. Tiempo de Respuesta:
   El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recepción.
   • Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, la Empresa informará al Titular los motivos de la demora y señalará la nueva fecha en que se atenderá el reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Contenido mínimo de Solicitud:

Las solicitudes que presente el Titular con el fin de realizar una consulta o reclamo sobre el uso y manejo de sus datos personales deberán contener unos requisitos mínimos, con el propósito de garantizar una respuesta clara, completa y coherente con lo solicitado.

Los requisitos de la solicitud son:

1. Estar dirigida a Ingeniería Telemática & Tecnológica S.A.S.
2. Contener la identificación del Titular (Nombre completo y Documento de Identificación).
3. Incluir la descripción de los hechos que motivan la consulta o el reclamo.
4. Precisar el objeto de la petición.
5. Indicar la dirección de notificación del Titular, ya sea física y/o electrónica (correo electrónico).
6. Anexar los documentos que se quieran hacer valer (especialmente aplicable en caso de reclamos).

En el evento en que la consulta o reclamo sea presentado de manera presencial, el Titular deberá presentar su solicitud por escrito, cumpliendo únicamente con los requisitos mínimos aquí establecidos, sin necesidad de otra formalidad adicional.

12.3 Requisito de procedibilidad

El Titular, sus causahabientes, su representante y/o apoderado, o quien se determine por estipulación a favor de otro; sólo podrá presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio por el ejercicio de sus derechos una vez haya agotado el trámite de Consulta o Reclamo directamente ante la Empresa.

12.4 Petición de actualización y/o rectificación

Ingeniería Telemática & Tecnológica rectificará y actualizará, a solicitud del Titular, toda información personal que resulte inexacta, incompleta o desactualizada, de acuerdo con los procedimientos y plazos establecidos en la Ley 1581 de 2012 y en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.

Para el trámite, el Titular deberá presentar su solicitud a través de los canales oficiales dispuestos por la compañía, indicando de manera precisa la rectificación o actualización requerida y anexando la documentación que respalde su petición.

13. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN Y/O SUPRESIÓN DE DATOS

El Titular podrá revocar en cualquier momento el consentimiento o autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales, siempre y cuando no exista un impedimento legal o contractual que lo limite.

Asimismo, el Titular tendrá derecho a solicitar en cualquier momento a Ingeniería Telemática & Tecnológica la supresión o eliminación de sus datos personales cuando:

• Considere que no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstos en la normatividad vigente.
• Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad con la cual fueron recolectados.
• Se haya cumplido el tiempo necesario para el cumplimiento de los fines para los cuales fueron obtenidos.

La supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal, de acuerdo con lo solicitado por el Titular, en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por Ingeniería Telemática & Tecnológica.

El derecho de cancelación no es absoluto; en consecuencia, Ingeniería Telemática & Tecnológica podrá negar la revocatoria de autorización o la eliminación de los datos personales en los siguientes casos:

• Cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
• Cuando la eliminación de datos pueda obstaculizar actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, investigaciones o persecuciones penales, o la actualización de sanciones administrativas.
• Cuando los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular, para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.

14. MODIFICACIÓN DE LAS POLÍTICAS

La presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales de Ingeniería Telemática & Tecnológica S.A.S. entra en vigencia a partir de su fecha de publicación y tendrá una duración indefinida, mientras subsista la empresa y se mantengan las finalidades para las cuales fueron recolectados los datos personales.

No obstante, los datos personales estarán sujetos a tratamiento únicamente durante el tiempo que sea razonable y necesario para cumplir con las finalidades autorizadas por los Titulares y con las disposiciones legales o contractuales aplicables.

En caso de realizarse modificaciones sustanciales a la presente Política, estas serán comunicadas a los Titulares conforme a lo dispuesto en el Capítulo 23.

15. VIGENCIA

La presente Política rige a partir de febrero de 2025.